Qué es Verifactu y cómo afecta a tu empresa: guía práctica para pymes y autónomos
Si tienes una empresa o eres autónomo en España, en los últimos meses habrás oído hablar de Verifactu. El problema es que hay mucha confusión sobre qué es exactamente, qué obliga a hacer y cuándo. Además, la normativa ha cambiado de fecha varias veces, lo que no ayuda. En este artículo te lo explicamos con precisión y sin tecnicismos, desde la perspectiva de quienes llevamos años implantando sistemas de gestión para pymes.
Qué es Verifactu
Verifactu es un sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) dentro del marco de la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal. Su objetivo es garantizar que ninguna factura pueda modificarse, eliminarse o falsificarse después de ser emitida. Se acabaron los programas de «doble uso» que permitían llevar una contabilidad en B manipulando registros de facturación.
La gran confusión: qué es obligatorio ahora y qué lo será en 2027
Hay que distinguir tres cosas distintas:
1. Lo que ya aplica a los fabricantes de software (desde julio 2025)
Desde el 29 de julio de 2025, todos los fabricantes y comercializadores de software de facturación solo pueden vender programas que cumplan con el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF). Cualquier software nuevo que adquieras hoy ya debe tener la capacidad técnica de generar registros seguros, hash encadenado, código QR y firma digital.
Importante: que el software tenga esa capacidad no significa que tú, como empresa o autónomo, estés obligado a tenerla activada todavía. El software debe poder hacerlo. Tú decides cuándo lo activas, dentro de los plazos que veremos.
2. Las dos modalidades: Verifactu y no verificable
El reglamento contempla dos formas de cumplir:
- Modalidad Verifactu: cada factura se envía automáticamente a la AEAT en tiempo real. Es voluntaria, pero quien la activa está completamente cubierto.
- Modalidad no verificable: el sistema genera los registros seguros (hash, QR, firma digital) pero no los envía automáticamente a Hacienda. Los conservas tú y los aportas si la AEAT los requiere. También cumple con la normativa. Tiene además más complejidad de implantación
El envío automático a Hacienda es opcional. Lo que es obligatorio es que tu sistema genere los registros seguros.
3. Los plazos para empresas y autónomos
Si tenías software antes de julio de 2025, tienes plazo para adaptarte:
- 1 de enero de 2027: sociedades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades
- 1 de julio de 2027: autónomos y resto de contribuyentes
Estos plazos ya han sido prorrogados dos veces. La normativa original apuntaba a 2025, luego a 2026 y finalmente a 2027. Puede haber más cambios, pero la dirección es clara: antes o después será obligatorio.
Qué cambia en la práctica para tu empresa
Si usas un software actualizado que ya cumple con el RSIF, en tu día a día no cambia prácticamente nada. Lo que sí tienes que tener claro:
- No puedes modificar facturas emitidas: si hay un error, se emite una factura rectificativa.
- Las facturas llevarán código QR: verificable en la web de la AEAT.
- Excel y Word dejarán de ser válidos: cuando entren en vigor los plazos de 2027, no podrás seguir usando documentos de texto o hojas de cálculo para emitir facturas.
- Tu software debe tener declaración responsable: el documento que certifica que cumple con la normativa.
Qué pasa si no cumples en los plazos
Las sanciones por usar software de facturación que no cumpla con los requisitos técnicos pueden alcanzar los 50.000 euros. Más allá de la multa, el riesgo real es la inseguridad jurídica: si en una inspección Hacienda detecta que tus registros no cumplen los requisitos, estás en una posición muy incómoda aunque no hayas cometido ningún fraude.
Cómo saber si tu software está preparado
- ¿Tu software tiene declaración responsable actualizada? Pregúntaselo al proveedor por escrito.
- ¿Las facturas que genera llevan o pueden llevar código QR? Si no tiene esa capacidad, el software no cumple.
- ¿Tu proveedor ha comunicado la adaptación a Verifactu? Si llevas años con el mismo software y no has recibido ninguna comunicación al respecto, es momento de preguntar.
Verifactu y Dolibarr: qué necesitas si usas nuestro ERP
Somos distribuidores oficiales de Dolifactu, el módulo Verifactu para Dolibarr desarrollado en colaboración con Dolibarr España y 2Byte. Es la única solución oficial para Dolibarr con total seguridad jurídica. Lo instalamos, lo configuramos con tu certificado digital trabajas con la modalidad Verifactu (envío automático a Hacienda), cumpliendo con la normativa. No hemos escogido el desarrollo de la modalidad no verifactu desde el primer momento.
Las preguntas que más nos hacen
¿Tengo que hacer algo ahora o puedo esperar?
Depende de tu situación. Si compraste o renovaste tu software después de julio de 2025, ya debería estar preparado técnicamente. Si llevas años con el mismo software sin actualizaciones significativas, verifica si está adaptado. Si usas Excel o Word para facturar, tendrás que cambiar antes de 2027.
¿Es obligatorio activar el envío automático a Hacienda?
No. El envío automático en tiempo real (modalidad Verifactu) es opcional. Lo obligatorio es que tu sistema genere los registros seguros. Puedes elegir si además enviarlos automáticamente o conservarlos y aportarlos cuando te los requieran. Aunque en el caso de nuestro programa de gestión Dolibarr, el que nosotros implantamos, hemos decidido por diseño y por la complejidad que conlleva, no implantar el modo no Verifactu.
¿Los plazos pueden volver a cambiar?
Es posible, ya han sido prorrogados dos veces. Pero la dirección es clara y la adaptación es inevitable. Cuanto antes te prepares, más tranquilo estarás.
¿Mi asesoría me lo gestiona?
Tu asesoría puede orientarte sobre obligaciones fiscales, pero el cumplimiento técnico depende de tu software de facturación. Son dos cosas distintas. Habla con tu proveedor de software.
Resumen: qué tienes que hacer
- Verifica que tu software tiene declaración responsable actualizada.
- Si compraste software nuevo después de julio 2025, ya debe estar preparado técnicamente.
- Si usas software antiguo sin actualizar, consulta con tu proveedor antes de 2027.
- Si usas Excel o Word para facturar, tendrás que cambiar antes de los plazos de 2027.
- Si usas Dolibarr con Cymtech, ya tienes todo cubierto con Dolifactu.
¿No tienes claro si tu software está preparado para Verifactu? Cuéntanos qué usas y te decimos si estás cubierto o qué necesitas hacer.
