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¿Te has quedado sin espacio en tu cuenta de Google? Sigue estos 5 consejos

Si en algún momento llegas al límite de espacio de tu cuenta de Google G Suite, no te olvides de seguir estos consejos para liberar espacio.

Un día cualquiera nos llega un mensaje de Google diciéndonos que nos hemos quedado sin espacio. ¿Cómo podemos averiguar que está pasando? ¿Qué archivos están ocupando más espacio y cómo podemos hacer para gestionarlo bien? Intentaremos dar respuesta en este post a estas preguntas para que el espacio de nuestras cuentas no sea un problema.

De alguna forma hemos llegado al límite de 30 GB que Google G Suite en su opción Básica nos otorga por usuario. Si no usamos Google G Suite tenemos justo la mitad, 15 GB por lo que podremos llegar a esta situación mucho más fácilmente. Una vez que hemos llegado a este límite, no podremos almacenar ningún ítem más que ocupe espacio en Google Drive, Gmail o Fotos (si lo estamos utilizando, aunque no es una herramienta incluida en la Suite de Google, podemos como administradores del dominio de G Suite habilitarlo para nuestros usuarios).

Esperamos que los pasos descritos más abajo os puedan ayudar a encontrar los archivos que ocupan el mayor espacio de nuestra cuenta, de tal modo que podáis liberar el espacio que ocupan estos ficheros que ya no necesitáis. Opcionalmente os mostramos como podéis configurar dos ajustes para reducir el espacio usado por Google Fotos y los documentos que subas a Drive.

 

1. Echemos un vistazo al resumen de almacenamiento de nuestra cuenta de Google

Para ello, aunque podemos mirarlo desde distintos sitios, podemos ir directamente a https://www.google.com/settings/storage . Puede que necesites hacer login con tu cuenta de Google. Una vez que estés dentro, podrás ver cuánto espacio estás utilizando en tu cuenta.

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2. Encontrando archivos de gran tamaño en Google Drive

A continuación, dirígete a https://drive.google.com/drive/quota. Esto hará que cargue nuestra cuenta de google drive, donde aparecerán un listado de archivos, ordenados por tamaño, apareciendo los más grandes al principio. De esta forma podrás seleccionar aquellos que no te resulten necesarios, y podrás moverlos a la papelera. Inmediatamente después de moverlos a la papelera recuerda vaciarla (si no no se libera el espacio realmente hasta que pasen 30 días).

Recuerda que este paso es importante y si lo realizas y al final necesitabas estos archivos, es necesario que contactes con el administrador de tu dominio porque si no no vas a poder recuperar la información, y dependiendo además del tipo de cuenta y su configuración podrá ser posible o no hacerlo.

 

3. Encontrando archivos adjuntos de gran tamaño en Gmail

Para ello, dirígete a tu cuenta de Gmail y en la caja de búsqueda, escribe lo siguiente para buscar archivos adjuntos de gran tamaño: “size:15mb”

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Este dato es un ejemplo, puedes variar tú mismo el tamaño según tus necesidades. De esta forma aparecerán filtrados en pantalla los emails que cumplan el criterio y de esta forma igualmente podrás seleccionar y borrar aquellos que ya no necesites.

Recuerda que al igual que con Google Drive, necesitarás vaciar la papelera para realmente liberar el espacio de forma permanente.

 

4. Almacena fotos en un tamaño optimizado más reducido

Adicionalmente, también puedes reducir el tamaño que tanto tus fotos como vídeos ocupan en Google Photos. De nuevo en el navegador, dirígete a https://photos.google.com/settings.

google_photos_espacio

Elige “Alta Calidad” para permitir que Google reduzca automáticamente el tamaño que ocupan las fotos y videos en tu cuenta.

De la misma forma, si utilizas Google Photos en un dispositivo IOs o Android, puedes realizar este ajuste en su aplicación.

 

5. Guarda archivos de modo que no ocupen espacio

Si conviertes archivos que guardas en Google Drive en su formato original al formato de Google Docs puedes salvar una increíble cantidad de espacio. Por ejemplo, imagínate que subimos una presentación en Powerpoint de 45 Mb. Si dejamos la presentación tal cual está ocupara ese tamaño en Google Drive, pero ¿que pasa si la transformamos en un documento Google Slides? Pues que nos ocupa 0 MB! Ya que los tipos de archivos en formatos Google Docs no ocupan espacio en lo que se refiere al cálculo de los límites. Esto es válido para cualquier tipo de archivo de “formato Google”: Docs, Sheets, Slides, Forms o Drawings. Ninguno de los archivos que tengas en este formato te contará para el límite de espacio.

Puedes aplicar si lo deseas una política interesante en tu dominio para convertir todos los archivos que subas a Google Drive a su “formato Google” automáticamente. Para ello, dirígete a http://drive.google.com, y pulsa la tuerca que hay debajo de la imagen de tu cuenta en la zona superior derecha. Elige la opción “configuración”. Una vez se carguen los ajustes, marca la opción “Convertir archivos cargados al formato del editor de Google Docs”.

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¿Hay alguien que aun así necesite más almacenamiento?

Si eres administrador del dominio G Suite, puedes comprobar cuánto tamaño utiliza cada una de las cuentas de tu organización. Para ello, dirígete a http://admin.google.com, selecciona “Usuarios” y mira la lista. Si no te aparecen las columnas, puedes dirigirte en la parte superior derecha a los tres puntitos que hay, a la opción “Seleccionar Columnas”. Una vez dentro puedes seleccionar “Almacenamiento Total” y “Uso de Drive”.

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Por supuesto, si todo lo demás ya está aplicado y aun así es necesario más espacio, por supuesto éste puede comprarse. Un administrador puede comprar más espacio y designarlo a las cuentas que lo necesiten, o un usuario individual puede realizarlo también por su cuenta.

Si realmente la organización está constantemente quedándose sin espacio, puede llegar el momento de pensar en la migración a G Suite Business: por 4€ adicionales al mes por usuario, todas las cuentas recibirán almacenamiento ilimitado. (Nota importante: con organizaciones de menos de 5 usuarios, únicamente se recibirá 1TB por usuario). Con espacio ilimitado, dirás adiós a la gestión de espacio porque ya nunca vas a necesitar estar pendiente.

Si tienes esta o más dudas respecto a tus cuentas y dominios Google G Suite, no olvides que Cymtech es reseller autorizado de Google y entre nuestros servicios podemos ayudarte en toda la configuración y gestión periódica de tus dominios. ¡No dudes en contactarnos!

Nota: este artículo ha sido traducido y adaptado del original de techrepublic.

¿Por qué migrar a Google G Suite si ya uso Gmail en mi Empresa?

Esta pregunta solemos encontrárnosla en Cymtech cuando describimos nuestros servicios relativos a la adopción de la Suite de Google y sus herramientas. Hay infinidad de motivos por los que esta pregunta se puede responder sola, así que en este post vamos a tratar de ir enumerando los que pensamos que son más importantes.

El primer motivo y más importante de todos es que debemos de huir de pensar que pasarnos a Google G Suite es únicamente pasar el correo a google. Es cierto que al trasladar nuestro dominio @nuestraemprsa.com a google, todas las cuentas corporativas se gestionan a través de la tecnología de Google. Aunque esto ya de por sí solo supone una ventaja considerable respecto a gestionar nosotros mismos nuestro correo o delegarlo en otras plataformas de hosting, etc.; la verdad es que Google G Suite tiene que ser considerado en su conjunto como una mentalidad a la hora de gestionar nuestro negocio, que se plasma en el uso de las herramientas de Google para empresas.

La principal ventaja que ofrece el trabajar bajo esta mentalidad, es la libertad y ausencia de ligaduras en cuanto a la posición geográfica en la que nos encontremos y el dispositivo que utilicemos. Estas características ya son comunes en el uso de herramientas en la nube, tal y como describimos en nuestro artículo ¿Qué es mejor: mi software de gestión en la nube o en mi red local?.

La posibilidad de colaborar entre personas se multiplica con G Suite

Además de estas características, hemos de sumar la importante capacidad de colaboración que estas herramientas ofrecen. Podemos gestionar perfectamente nuestra empresa en la nube de forma colaborativa. Además, podemos almacenar todos nuestros ficheros en Google Drive, y definir la política de uso y seguridad sobre los mismos para que únicamente nosotros, los miembros de nuestra unidad organizativa, toda la empresa o incluso a nivel público tengan acceso a la información.

Tenemos la posibilidad de definir flujos de trabajo a través de la creación de grupos corporativos y organizar departamentos enteros como por ejemplo el de de atención al cliente a través de buzones compartidos.

La gestión de la agenda y los eventos es brillante en este aspecto, pudiendo crear multitud de calendarios privados o compartidos a través de los cuales podremos ver la agenda de nuestro equipo. Además, podremos dejar que Google nos sugiera cuando planteemos una reunión el hueco que mejor viene a los participantes de la misma según su agenda. Podemos dar de alta recursos compartidos en la empresa y podemos reservarlos mediante su calendario (por ejemplo, una sala de reuniones, un vehículo de la empresa, etc.).

Mediante el uso de Hangouts, podemos tener chats individuales o grupales con nuestro equipo, además de videoconferencias cara a cara o compartiendo el escritorio de nuestro dispositivo con hasta 25 personas de nuestra organización o fuera de ella.

La suite documental de Google (docs, sheets y slides) es el complemento perfecto al uso de Google Drive ya que se integra perfectamente con éste y nos permite despreocuparnos de todas las suites ofimáticas y sus costes de licencia (aparte de que son compatibles todos los documentos de otras suites ofimáticas). Además, permite saber en todo momento el historial de modificaciones de un archivo, y se posee la capacidad de editar el documento de forma compartida entre varias personas, de tal modo que varias estén escribiendo a la vez en un archivo o vertiendo comentarios sobre lo que uno de ellos escribe.

Aunque existen muchísimas más características que iremos diseccionando poco a poco en sucesivos posts (formularios, sites, google + dentro de nuestra empresa, etc.), acabamos por ahora comentando que el hecho de pasarnos a G Suite nos duplica el espacio que tenemos por defecto con las cuentas estándar de gmail y nos elimina por completo la publicidad. Aparte de esto, podemos configurar la interfaz de google con nuestro logo y nuestra apariencia corporativa.

La seguridad es un elemento de importancia crítica y trasversal en Google G Suite

Este apartado es el aspecto definitivo que hará que nos decantemos a la migración a G Suite. Y es que la gestión de la seguridad de nuestro dominio es excelente. Podemos gestionar para cada aplicación quien puede tener acceso a ella, desgranar los permisos de lectura, escritura, configuración externa, acceso por parte de personal interno o externo, etc.

Y lo más importante en este apartado, es que podemos definir qué dispositivos de qué usuario pueden tener acceso o no a nuestra información y aplicaciones de nuestro dominio Google G Suite. Para que un usuario pueda acceder a través de un dispositivo suyo a las aplicaciones / información de nuestro dominio podemos forzar a que se tenga que instalar la aplicación “Device Policy”, que obligará a aceptar por parte del usuario las políticas de nuestra organización. Es tal el grado de control del dispositivo que podemos tener de esta forma, que podemos incluso limitar la habilidad del dispositivo de hacer fotos o pantallazos para evitar leaks de información.

¿Qué ocurre si gestiono parte de mi empresa con cuentas google estándar?

Con toda la información expuesta en el post creemos que aquellos que estaban dudosos se habrán convencido ya, pero aquellos que aún así tengan dudas, les podríamos lanzar las siguientes preguntas:

Si yo uso una cuenta del tipo miempresa@gmail.com y todos los empleados de mi empresa tienen acceso a ella….

  • ¿Cómo limito quien tiene acceso a qué información si guardo archivos en google drive?
  • ¿Cualquier persona en cualquier dispositivo puede entrar a la cuenta y puede hacer lo que quiera con la información o lo que es más grave aún: representar a la empresa con una cuenta trasversal sin control ninguno?
  • ¿Qué ocurre si una persona tiene acceso a la cuenta de gmail y se va de la empresa? ¿Tengo que estar cambiando la contraseña constantemente?

Más grave aún que el caso anterior puede ser que los usuarios de la empresa utilicen o se redirijan todo a sus cuentas personales de gmail, ¿qué grado de control tengo con la información de mi empresa y cómo ésta fluye? ¿Por qué tienen que tener los usuarios de mi empresa que usar sus cuentas personales para tratar temas empresariales?

Existe la posibilidad también de configurar una cuenta de gmail para que en nombre de otra reciba y envíe información, de tal modo que la usamos como puente para gesitonar nuestro correo. Las empresas que realizan esta gestión, ¿de qué forma usan el resto de herramientas de google? ¿Qué pasa si a un cliente o proveedor le llega una invitación de compartir un documento o un evento de una cuenta de gmail de repente cuando está acostumbrado a recibir los correos con otra?

Cuando se utiliza gmail de esta forma, únicamente lo usamos como cliente de correo electrónico tal y como podríamos usar Outlook o Thunderbird, y lo que es más grave aún… si permitimos esto, ¿qué ocurre con nuestro usuario si deja nuestra organización? Pues que todo el correo que se ha redireccionado puede tenerlo copiado en su cuenta personal, y por lo tanto una serie de información corporativa que no nos gustaría que tuviera.

Pensando y reflexionando en la respuesta a estas preguntas creemos que se encontrarán argumentos más que de peso para por lo menos concienciarse y darse cuenta de los riesgos que se están asumiendo actuando de esta forma. No olvidemos que Google G Suite posee dos aplicaciones, la consola de administrador y google vault (este último para cuentas de tipo ampliadas o business) con la que podemos establecer todas las políticas de seguridad y además, nos permiten poder acceder a todas las comunicaciones de nuestros usuarios y acciones que han realizado en nuestro dominio incluso después de que abandonen la empresa. Esto lo convierte en herramientas de auditoría perfectas para nuestra tranquilidad y la de nuestro negocio.

¿Y si soy autónomo?

En este caso, rotundamente afirmamos que igualmente se puede sacar el mismo provecho de estas herramientas ya que, sumado a lo ya comentado sobre libertad geográfica y posibilidad de uso multidispositivo, sumamos el importante ahorro de costes y la despreocupación de tener que adquirir infraestructura interna. Adicionalmente, podemos aplicar nuestras políticas de compartición de información a personas externas a nuestra organización por lo que en el caso de los autónomos, que normalmente se tiran la mayor parte del día ocupados con sus quehaceres y moviéndose mucho de un sitio a otro, esta serie de herramientas son las perfectas para despreocuparse y centrarse en su actividad con la seguridad de que todo está y va a estar controlado.

Esperamos con este artículo haber arrojado luz sobre las posibles dudas de adopción de G Suite, de todos modos ante cualquier duda adicional estaremos encantados de responderos a vuestros comentarios o vuestra solicitud de contacto. Cymtech como reseller especializado en soluciones de google, ofrece sus servicios para ayudar a las empresas a su transición a google g suite y la migración de la información. Adicionalmente puede formar al personal de las empresas en el uso de las principales herramientas de google para sacar el máximo provecho a las mismas e incluso administrar el dominio de Google g Suite en caso de que el cliente quiera despreocuparse totalmente de lo técnico y centrarse únicamente en los aspectos productivos. Todo ello a unos precios totalmente flexibles y adaptados al cliente, ¡no dudes en consultarnos si estás interesado!.

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¿Qué es mejor: mi software de gestión en la nube o en mi red local?

Esta es una pregunta que se hacen muchas personas y empresas cuando se enfrentan a la decisión de adquirir un software de gestión. Hoy en día vivimos en la era de la nube, la mayoría de los servicios que utilizamos a nivel empresarial y particular tecnológicos se encuentran en la nube. Esto tiene una serie de ventajas muy interesantes que discutiremos a continuación, aunque también tiene sus inconvenientes; por lo que es importante analizar ambas opciones desde un punto de vista neutral para tomar la decisión que mejor se adapte a nuestro negocio.

¿Cuáles son entonces las ventajas de tener mi software en la nube? Las fundamentales las podemos describir a continuación:

  1. La nube te da libertad y flexibilidad para trabajar. Tener tu software de gestión en la nube te asegura poder acceder desde cualquier sitio, prácticamente desde cualquier dispositivo a la gestión de tu empresa, por lo que la dependencia geográfica prácticamente desaparece.
  2. Importante ahorro de costes. Las soluciones que se comercializan en la nube generalmente se comercializan con la modalidad de pago por servicio (o Software as a Service, Saas), por lo que pagarás por los recursos que consumas en cada momento, ni más ni menos.
  3. Te despreocupas de la gestión tecnológica. La empresa en la que confíes se encarga de la configuración técnica, las copias de seguridad, etc… tú no tienes que estar pendiente de nada, únicamente de utilizar el sistema y dedicarte a tu negocio.

Generalmente, esta opción debe de ser en opinión de Cymtech la escogida por defecto por empresas que no posean una potente infraestructura tecnológica o personal interno experto en gestión tecnológica. Existen limitaciones en cuanto a tener el software en la nube, las cuales pueden ser una fuerte dependencia de tu conexión a internet o cierta preocupación por la seguridad de tu información.

¿Qué desventajas puedo tener usando la nube?

En lo que concierne a estas preocupaciones, hoy en día prácticamente es habitual que cualquiera de los smartphones que poseemos pueda compartir su conexión a internet, y en núcleos urbanos lo habitual es ya poseer conexiones 4G, por lo que la posible contingencia que pueda ocurrir en una empresa de falta puntual de conexión a internet puede ser puntualmente solventada. Adicionalmente, si es totalmente crítico el acceso continuo al servicio, se puede considerar por parte de la empresa disponer de una segunda conexión de internet de un operador diferente a modo de salvaguarda. El precio aún así seguro que será mucho menor que el coste operacional directo e indirecto de tener que gestionar el software de modo local.

En cuanto a la preocupación sobre la información, todo depende de la empresa en la que se confíe y la infraestructura que maneje. Cymtech está especialmente concienciada sobre este tema. A nivel tecnológico, todos los servidores en los que se almacena la información están ubicados en la Unión Europea y son administrados exclusivamente por nosotros. No son servidores compartidos en un hosting si no servidores Virtualizados totalmente administrados por Cymtech. Los proveedores que operan en la Unión Europea obligatoriamente tienen que cumplir con toda la legislación de protección de datos aplicable. Utilizamos a nivel interno además una fuerte política de protección de información. De esta forma evitamos cualquier leak o exposición de información de alguno de nuestros clientes. Cumplimos escrupulosamente con la Ley Orgánica de Protección de Datos, asegurando que tanto a nivel técnico como personal se cumplen todas las medidas oportunas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información de nuestros clientes.

¿Y si aún así no quiero estar en la nube?

Puede que aún habiéndose comentado todas las ventajas anteriores, una empresa no considere como opción viable tener su software en la nube. Esto puede ser especialmente viable si la empresa ya posee infraestructura tecnológica. También puede ser viable si dispone de un equipo de profesionales de tecnología en su propia empresa. Puede ser la solución perfecta si la empresa ya posee de otras soluciones instaladas en su infraestructura que quiera que sean integradas con el software de gestión o simplemente la empresa no quiera disponer de una solución en la nube.

Nuestro consejo en este caso es realizar con un equipo de expertos una labor previa de consultoría para que sea estudiada la situación en cada caso. Cada empresa posee una forma de funcionar, una forma de pensar y una conciencia de uso tecnológico por lo que no hay dos situaciones iguales.

Cymtech puede ayudarte en todos los pasos y en tu proceso de adopción de este tipo de software en tu empresa. Siempre pensando en tí y en tus necesidades; ya que disponemos paquetes de servicios adaptados a cada situación: tu software en la nube o tu software en tu infraestructura. Al utilizar además Dolibarr como solución de software, utilizamos una solución de código abierto que nos garantiza además que podemos siempre adaptarnos a tus necesidades. Consúltanos, estaremos encantados de ayudarte.