Si en algún momento llegas al límite de espacio de tu cuenta de Google G Suite, no te olvides de seguir estos consejos para liberar espacio.

Esta pregunta solemos encontrárnosla en Cymtech cuando describimos nuestros servicios relativos a la adopción de la Suite de Google y sus herramientas. Hay infinidad de motivos por los que esta pregunta se puede responder sola, así que en este post vamos a tratar de ir enumerando los que pensamos que son más importantes.

El primer motivo y más importante de todos es que debemos de huir de pensar que pasarnos a Google G Suite es únicamente pasar el correo a google. Es cierto que al trasladar nuestro dominio @nuestraemprsa.com a google, todas las cuentas corporativas se gestionan a través de la tecnología de Google. Aunque esto ya de por sí solo supone una ventaja considerable respecto a gestionar nosotros mismos nuestro correo o delegarlo en otras plataformas de hosting, etc.; la verdad es que Google G Suite tiene que ser considerado en su conjunto como una mentalidad a la hora de gestionar nuestro negocio, que se plasma en el uso de las herramientas de Google para empresas.

La principal ventaja que ofrece el trabajar bajo esta mentalidad, es la libertad y ausencia de ligaduras en cuanto a la posición geográfica en la que nos encontremos y el dispositivo que utilicemos. Estas características ya son comunes en el uso de herramientas en la nube, tal y como describimos en nuestro artículo ¿Qué es mejor: mi software de gestión en la nube o en mi red local?.

La posibilidad de colaborar entre personas se multiplica con G Suite

Además de estas características, hemos de sumar la importante capacidad de colaboración que estas herramientas ofrecen. Podemos gestionar perfectamente nuestra empresa en la nube de forma colaborativa. Además, podemos almacenar todos nuestros ficheros en Google Drive, y definir la política de uso y seguridad sobre los mismos para que únicamente nosotros, los miembros de nuestra unidad organizativa, toda la empresa o incluso a nivel público tengan acceso a la información.

Tenemos la posibilidad de definir flujos de trabajo a través de la creación de grupos corporativos y organizar departamentos enteros como por ejemplo el de de atención al cliente a través de buzones compartidos.

La gestión de la agenda y los eventos es brillante en este aspecto, pudiendo crear multitud de calendarios privados o compartidos a través de los cuales podremos ver la agenda de nuestro equipo. Además, podremos dejar que Google nos sugiera cuando planteemos una reunión el hueco que mejor viene a los participantes de la misma según su agenda. Podemos dar de alta recursos compartidos en la empresa y podemos reservarlos mediante su calendario (por ejemplo, una sala de reuniones, un vehículo de la empresa, etc.).

Mediante el uso de Hangouts, podemos tener chats individuales o grupales con nuestro equipo, además de videoconferencias cara a cara o compartiendo el escritorio de nuestro dispositivo con hasta 25 personas de nuestra organización o fuera de ella.

La suite documental de Google (docs, sheets y slides) es el complemento perfecto al uso de Google Drive ya que se integra perfectamente con éste y nos permite despreocuparnos de todas las suites ofimáticas y sus costes de licencia (aparte de que son compatibles todos los documentos de otras suites ofimáticas). Además, permite saber en todo momento el historial de modificaciones de un archivo, y se posee la capacidad de editar el documento de forma compartida entre varias personas, de tal modo que varias estén escribiendo a la vez en un archivo o vertiendo comentarios sobre lo que uno de ellos escribe.

Aunque existen muchísimas más características que iremos diseccionando poco a poco en sucesivos posts (formularios, sites, google + dentro de nuestra empresa, etc.), acabamos por ahora comentando que el hecho de pasarnos a G Suite nos duplica el espacio que tenemos por defecto con las cuentas estándar de gmail y nos elimina por completo la publicidad. Aparte de esto, podemos configurar la interfaz de google con nuestro logo y nuestra apariencia corporativa.

La seguridad es un elemento de importancia crítica y trasversal en Google G Suite

Este apartado es el aspecto definitivo que hará que nos decantemos a la migración a G Suite. Y es que la gestión de la seguridad de nuestro dominio es excelente. Podemos gestionar para cada aplicación quien puede tener acceso a ella, desgranar los permisos de lectura, escritura, configuración externa, acceso por parte de personal interno o externo, etc.

Y lo más importante en este apartado, es que podemos definir qué dispositivos de qué usuario pueden tener acceso o no a nuestra información y aplicaciones de nuestro dominio Google G Suite. Para que un usuario pueda acceder a través de un dispositivo suyo a las aplicaciones / información de nuestro dominio podemos forzar a que se tenga que instalar la aplicación «Device Policy», que obligará a aceptar por parte del usuario las políticas de nuestra organización. Es tal el grado de control del dispositivo que podemos tener de esta forma, que podemos incluso limitar la habilidad del dispositivo de hacer fotos o pantallazos para evitar leaks de información.

¿Qué ocurre si gestiono parte de mi empresa con cuentas google estándar?

Con toda la información expuesta en el post creemos que aquellos que estaban dudosos se habrán convencido ya, pero aquellos que aún así tengan dudas, les podríamos lanzar las siguientes preguntas:

Si yo uso una cuenta del tipo miempresa@gmail.com y todos los empleados de mi empresa tienen acceso a ella….

• ¿Cómo limito quien tiene acceso a qué información si guardo archivos en google drive?
• ¿Cualquier persona en cualquier dispositivo puede entrar a la cuenta y puede hacer lo que quiera con la información o lo que es más grave aún: representar a la empresa con una cuenta trasversal sin control ninguno?
• ¿Qué ocurre si una persona tiene acceso a la cuenta de gmail y se va de la empresa? ¿Tengo que estar cambiando la contraseña constantemente?

Más grave aún que el caso anterior puede ser que los usuarios de la empresa utilicen o se redirijan todo a sus cuentas personales de gmail, ¿qué grado de control tengo con la información de mi empresa y cómo ésta fluye? ¿Por qué tienen que tener los usuarios de mi empresa que usar sus cuentas personales para tratar temas empresariales?

Existe la posibilidad también de configurar una cuenta de gmail para que en nombre de otra reciba y envíe información, de tal modo que la usamos como puente para gesitonar nuestro correo. Las empresas que realizan esta gestión, ¿de qué forma usan el resto de herramientas de google? ¿Qué pasa si a un cliente o proveedor le llega una invitación de compartir un documento o un evento de una cuenta de gmail de repente cuando está acostumbrado a recibir los correos con otra?

Cuando se utiliza gmail de esta forma, únicamente lo usamos como cliente de correo electrónico tal y como podríamos usar Outlook o Thunderbird, y lo que es más grave aún… si permitimos esto, ¿qué ocurre con nuestro usuario si deja nuestra organización? Pues que todo el correo que se ha redireccionado puede tenerlo copiado en su cuenta personal, y por lo tanto una serie de información corporativa que no nos gustaría que tuviera.

Pensando y reflexionando en la respuesta a estas preguntas creemos que se encontrarán argumentos más que de peso para por lo menos concienciarse y darse cuenta de los riesgos que se están asumiendo actuando de esta forma. No olvidemos que Google G Suite posee dos aplicaciones, la consola de administrador y google vault (este último para cuentas de tipo ampliadas o business) con la que podemos establecer todas las políticas de seguridad y además, nos permiten poder acceder a todas las comunicaciones de nuestros usuarios y acciones que han realizado en nuestro dominio incluso después de que abandonen la empresa. Esto lo convierte en herramientas de auditoría perfectas para nuestra tranquilidad y la de nuestro negocio.

¿Y si soy autónomo?

En este caso, rotundamente afirmamos que igualmente se puede sacar el mismo provecho de estas herramientas ya que, sumado a lo ya comentado sobre libertad geográfica y posibilidad de uso multidispositivo, sumamos el importante ahorro de costes y la despreocupación de tener que adquirir infraestructura interna. Adicionalmente, podemos aplicar nuestras políticas de compartición de información a personas externas a nuestra organización por lo que en el caso de los autónomos, que normalmente se tiran la mayor parte del día ocupados con sus quehaceres y moviéndose mucho de un sitio a otro, esta serie de herramientas son las perfectas para despreocuparse y centrarse en su actividad con la seguridad de que todo está y va a estar controlado.

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Esperamos con este artículo haber arrojado luz sobre las posibles dudas de adopción de G Suite, de todos modos ante cualquier duda adicional estaremos encantados de responderos a vuestros comentarios o vuestra solicitud de contacto. Cymtech como reseller especializado en soluciones de google, ofrece sus servicios para ayudar a las empresas a su transición a google g suite y la migración de la información. Adicionalmente puede formar al personal de las empresas en el uso de las principales herramientas de google para sacar el máximo provecho a las mismas e incluso administrar el dominio de Google g Suite en caso de que el cliente quiera despreocuparse totalmente de lo técnico y centrarse únicamente en los aspectos productivos. Todo ello a unos precios totalmente flexibles y adaptados al cliente, ¡no dudes en consultarnos si estás interesado!.